Aplikasi E-Office

Dari WikiBatam
Lompat ke: navigasi, cari


Aplikasi E-Office (Aplikasi E-Office)

Latar Belakang

Salah satu kebutuhan pengelolaan data dari kegiatan surat menyurat di lingkungan Pemerintah Kota Batam adalah disposisi dari Pimpinan. Surat yang masuk akan diterima lebih dahulu oleh pihak Sekretariat/Tata Usaha (TU) di masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD), untuk kemudian dilanjutkan ke Pimpinan. Pimpinan akan memberikan tugas kepada karyawan yang ditunjuk untuk melakukan kegiatan yang dimaksudkan di dalam surat yang diterima, di mana hal ini disebut dengan “disposisi”.

Untuk mengakomodir kebutuhan suatu OPD dalam mengarsipkan surat masuk dan keluar, serta melakukan disposisi, agar dapat diakses oleh seluruh karyawan untuk menerima disposisi tersebut, maka diperlukan suatu aplikasi perkantoran yang terhubung secara online dan berbasis web. Untuk itu, aplikasi E-Office dibangun untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut dengan fitur-fitur tambahan lainnya sebagai pendukung kegiatan pengarsipan dokumen perkantoran.

Dasar Hukum

N/A

Deskripsi Aplikasi

Deskripsi Singkat Tentang Aplikasi

Aplikasi E-Office merupakan sebuah aplikasi administrasi perkantoran berbasis website untuk memfasilitasi disposisi surat oleh pimpinan (Walikota/Wakil Walikota/Pimpinan OPD), dan melakukan manajemen persuratan sehingga memudahkan dalam proses administrasi, pencarian dan pengarsipan surat.

Pengguna Aplikasi dan Ruang Lingkupnya

No Pengguna Ruang Lingkup


1 Sekretaris Tata Usaha (Admin OPD) Menerima surat, menerima cc disposisi, melakukan konfigurasi data master.
2 Tata Usaha (TU) OPD Menerima dan meneruskan surat kepada Pimpinan untuk dilakukan disposisi.
3 Pegawai (Kabid-Kasi-Staf) Menerima disposisi dari Pimpinan.
4 Pimpinan Melakukan disposisi dari surat yang diterima.

Pengembangan

Teknologi

E-Office dikembangkan dengan bahasa pemrograman PHP versi 7,menggunakan framework CodeIgniter dan database MySQL.

Fitur

Fitur yang ditawarkan E-Office di antaranya:

  • Menu untuk membuat Disposisi.
  • Menu untuk tulis surat.
  • Menu untuk mengatur Agenda.
  • Menu untuk mengatur komponen-komponen yang ada pada data disposisi.

Tim Pengembang

Aplikasi E-office dikembangkan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Batam, dengan menggunakan Tim Tenaga Ahli:

  1. Dimas Pranajaya (IT Project Manager)
  2. Ade Kurniawan (Junior Programmer)
  3. Novia Endah Larasati (System Analyst)
  4. Anita (IT QC and Documentation)

Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Office

Klik link berikut untuk panduan penggunaan E-Office:

  1. Petunjuk Pengguna Aplikasi E-Office Admin
  2. Petunjuk Pengguna Aplikasi E-Office Kadis
  3. Petunjuk Pengguna Aplikasi E-Office TU OPD
  4. Petunjuk Pengguna Aplikasi E-Office Staff Kasi Kabid

Galeri

Tautan